Du er her:

Besøg af donorrepræsentant - medlemsorganisation

Når en medarbejder fra medlemsorganisationen eller fra DH besøger en partner, bør der være rum for rådgivning og controlling indenfor det finansielle område. Her er det vigtigt at understrege, at ærlighed er vigtigere end fuldkommenhed, og at ingen organisation forventes at blive drevet fuldstændigt fejlfrit men til gengæld forventes at samarbejde med ærlighed som en central værdi i deres finansielle styring.

Til inspiration angives her nogle nøglebegreber:

Før rejsen/forberedelse:

  • Tidligere rejserapport, mail-korrespondance og andre emner, der kunne indikere opfølgningspunkter
  • Oversigt over opfyldelse af diverse normative og finansielle krav, deadlines osv.

Under besøget:

  • Manualer, er de opdaterede, godkendte, distribuerede og ikke mindst fulgt?
  • Udskrifter af totalbalance og projektbalance
  • Kasseoptælling og bankafstemning, f.eks. for de seneste tre måneder? Hyppighed? Dokumentation og arkivering
  • Overførselsanmodning, godkendelsesprocedurer, tidshorisont fra afsendelse til modtagelse af midler
  • Indkøbsprocedurer, check- og betalingsprocedurer
  • Register over anlægsaktiver (”investeringer”)
  • Eftersyn og evaluering af debitorer, og deres aldersfordeling
  • Budgetopfølgning, interne vs. godkendte budgetter
  • Institutionelle/organisationsomkostninger vs. aktivitetsomkostninger
  • Likviditetsbudget og –styring
  • Fremtidit projekt-samarbejde: Risikostyring, partnerudvikling