Du er her:

Partners egne kontrolprocedurer

Som udgangspunkt bør der foreligge en administrativ håndbog (AH). Dette er en manual indeholdende de finansielle sammenhænge mellem partners administrative funktioner og programaktiviteterne. Samtidig skal AH beskrive de interne kontrolprocedurer hos partner.

Det følgende er minimumskrav for en AH, og partner skal indtænke national lovgivning m.v., som kan påvirke de finansielle procedurer, og indarbejde dem i AH:

  • Beskrivelse af partners organisation for at sikre, at alle er sig sin ansvarlighed bevidst og kender sin placering i hierarkiet. Yderligere skal dette afsnit beskrive de jobfunktioner og ansvarsområder, der er i partnerorganisationen.
  • Beskrivelse af procedurer i forbindelse med informationsudveksling mellem de forskellige enheder i og under projektet.
  • Beskrivelse af procedurer for finansiel styring, der skal anvendes af alt personale. De følgende finansielle procedurer er mindstemålet for, hvad der skal inkluderes:
    • Bogføringsprocedurer
    • Budgetprocedurer
    • Likviditetsstyringsprocedurer
    • Procedurer for månedlige, kvartalsvise og årlige finansiel opfølgning og rapportering
    • Interne og eksterne kontroller

Der bør i AH være procedurer til at sikre de følgende interne kontrolfunktioner:

  • Ansættelse af kompetent personale
  • Klar uddelegering og adskillelse af ansvarsområder (indenfor det til rådighed værende personale)
  • Passende autorisations- og checkunderskriftsprocedurer
  • Aflåseligt aflukke til likvider, checks og andre aktiver, f.eks. et pengeskab
  • Passende dokumentation og systematisk arkivering af samme
  • Verifikation af beslutninger fra en ikke-involveret.

Ansættelse af kompetent personale

Ved nyansættelser skal det være naturligt at foretage tjek af referencer og verifikation af information, der af ansøger er givet i et CV. Dokumentation for sagsbehandlingen bør opbevares i personalesagen.

Ansættelse af umiddelbare familiemedlemmer i direkte ansvarslinjer skal undgås.

Al personale skal være opmærksom på hvor, der kan opstå en interessekonflikt. Alle transaktioner foretaget af ansatte skal være ud fra arms-længde-princippet uden forbindelse til personen selv eller til tilknyttede personer. Der må ikke være nogen personlig, finansiel eller materiel gevinst som resultat af udførelsen af medarbejderens opgaver, ud over det aftalte vederlag.
Afholdelse af ferie og rotation af job og opgaver er afprøvede metoder til at fremhæve uhensigtsmæssig praksis.

Klar uddelegering og adskillelse af ansvarsområder

Al personale skal have en jobbeskrivelse, der klart beskriver pligter og ansvarsområder på ansættelses-tidspunktet, og deres relationer til øvrigt personale; den nyansatte skal kvittere for modtagelsen af denne. Jobbeskrivelsen skal revideres årligt som del af en generel normeringsvurdering, og foretagne ændringer i løbet af året skal afspejles i beskrivelsen.

Adskillelse af ansvarsområder er vanskeligt at foretage i mindre enheder. Hvis dette er tilfældet, er vigtigheden af uafhængig verifikation af alle større transaktioner yderligere skærpet.

Opfølgning af kontrolprocedurer er yderst vigtig, hvor der er begrænset adskillelse af funktioner, og bør om nødvendigt foretages af medlemsorganisationen.

Passende autorisations- og checkunderskriftsprocedurer

Leverandørbetalinger
Alle betalinger skal være godkendt af en person ansvarlig for projektet. Denne person skal være uafhængig af den person, som foretager betalingen. Godkendelse betyder, at fakturaen er på den korrekte økonomiske pris, at varen eller serviceydelsen er modtaget fuldt ud, at omkostningen kan indeholdes i et godkendt budget, og at betalingen derfor kan gennemføres. Original dokumentation skal ledsage betalingsanmodningen.

Kontant betaling til leverandører
I visse udviklingslande anerkendes checkbetalinger ikke fuldt og kontantbetalinger må træde i stedet for, hvorfor yderligere kontrol skal tilstræbes.

I det omfang, det er muligt, skal der indhentes fakturaer, der er i overensstemmelse med landets lovgivning. Når dette ikke er muligt, vil det være tilrådeligt at få et uafhængigt udsagn om, hvorvidt transaktionen er tilrådelig, eller hvor en faktura ikke er opnåelig, kan man udarbejde et dokument, der viser tilstrækkelige detaljer om transaktionen, og få det underskrevet af leverandøren.

Som tillæg til den ansvarlige persons godkendelse af transaktionen, skal en anden højtstående person på kontoret gennemgå og autorisere kontantudbetalingerne.

For at få bekræftet disse transaktioner er det essentielt på stikprøvebasis at kontakte leverandøren for at sikre validiteten af transaktionen, og andre leverandører for uafhængig tjek af prisen.

Underskrifter på checks
Alle checks, elektroniske betalinger og bankoverførsler til leverandører skal autoriseres af mindst to underskriftsberettigede personer i fællesskab. I tilfælde af planlagt fravær for én af de underskrifts-berettigede personer bør der være etableret rutiner for midlertidig prokura til en yderligere ansvarshavende person. Blanke checks må ikke underskrives!

Elektroniske betalinger gennem en internetopkobling udbredes kontinuerligt som den normale betalingsmetode. Hvor direkte betaling til en leverandørs bankkonto er en mulighed, skal der etableres et system, hvorved en anden person autoriserer betalingen. Den autoriserende persons password må ikke være tilgængeligt for andre og skal ændres hyppigt. Siden elektroniske betalinger foretages så enkelt, skal det betragtes som et højrisiko-område for besvigelser, og kontroller må absolut ikke lempes.

Overførsler til partnere
Betalinger til alliancepartnere vil ske i henhold til kontrakt, som skal specificere under hvilke betingelser overførslerne vil blive foretaget. Det skal derfor bekræftes, at:

  • Overførslen er i henhold til kontrakt og betalingsplan
  • Partners projektlikviditeten er blevet verificere
  • Overførslen er blevet godkendt af den projektansvarlige
  • Forebyggende handlinger såsom revision og rapporteringskrav er blevet opfyldt
  • Alliancepartner opfylder kravene om at have et velfungerende økonomi- og kontrolsystem

Eftersyn af partners økonomiprocedurer skal gennemføres før igangsættelse af kontrakten eller hvis dette ikke er muligt, så tidligt i kontraktforløbet, og hvis nødvendigt kommemed anbefalinger til forbedringer. En risikovurdering af partner skal altid udføres før kontrakten underskrives.

Betaling af løn til personale
Lønningslisten skal autoriseres af en person med prokura adskilt fra den person, som forbereder lønningerne. Ved autorisering kontrolleres det, at der ikke har været nogen unormale stigninger i lønniveau og at alle personer på lønningslisten kan bekræftes som værende kendte ansatte. Lejlighedsvis intern revision bør blive udført for at sikre, at lønnen er i overensstemmelse med ansættelseskontrakten.

Lønudbetaling skal hvis muligt udføres elektronisk til den ansattes bankkonto, og såfremt den ansatte ingen bankkonto har, skal det anbefales at oprette en. Det overførte beløb skal svare til den godkendte lønningsliste.

Betaling af skatter, sociale bidrag, pension og sygeforsikring skal være i overensstemmelse med nationale retningslinjer og skal ske indenfor det krævede tidsrum.