Du er her:

Tjekliste til finansiel monitorering

En egentlig vejledning til en finansiel monitorering kan vanskeligt gives, da forholdene på stedet ikke vil være identiske, men som overordnet rettesnor er der nogle reflektoriske spørgsmål og metodikker, der kan overvejes - men ikke følges slavisk, da monitorering ikke er algoritmebaseret.

Dybden af monitoreringen vil af naturlige grunde også være afhængig af, hvem der foretager den: Er det den finansielle controller? Er det programmedarbejderen? Er det en tilkaldt specialist? Det anlagte perspektiv vil naturligvis afhænge af, hvor fokus er i det daglige virke, og resultatet vil afspejle dette.

Forslag til indgangsvinkel til finansiel monitorering:

Overordnet præsentation af partner:

Hvem/hvad/hvor mange? Organisationsdiagram beslutningsprocesser – er der personsammenfald/familie? informationsflow generalforsamling strategi/vision

Alt sammen nice to know for at have en ramme at hænge resten af forklaringerne på – samtidig er dette forholdsvist ”ufarligt” og god kick-start af en dialog. Og hvordan så det ud ved forrige besøg?

Indtægter:

Hvilke kilder til indkomst er der? Hvor sikre er de? Kort/lang sigt. Restriktioner? Sammenhæng til strategisk fokus?

Dette vil give et indblik i partners selvforståelse, såvel i ulandsuniverset som i relationen donor/modtager, ud over naturligvis en basal forståelse for den grundlæggende økonomi, der er i det bogholderi/den regnskabsafdeling, man sidder i. Endvidere vil sårbarheden for fremtidig drift overfor svigt i forudsætninger blive tydeliggjort, og ikke mindst partners fokusering på kernekompetencer vil blive understreget.

Omkostninger:

Hvordan er forholdet mellem generelle omkostninger og specifikke aktivitetsomkostninger? Relation til indtægter – er det 1:1, eller påløber de, selvom aktiviteten stopper? Faste omkostninger på sigt – tilpasningsfleksibilitet ved dalende aktivitet. Og fleksibilitet ved stigende aktivitet?

I runde mål vil disse spørgsmål vise noget om, hvor langtidsholdbar, partner er, og om organisationen vil være i stand til at absorbere de finansielle omvæltninger, der uvægerligt tildrages over tid.

Budgetopfølgning:

Hvor ofte? Hvor præcist retroperspektivt? Resultat af opfølgning? Modtagere af opfølgningen? Foretages der korrigerende handlinger på dette grundlag?

Foretager partner budgetopfølgning for egen skyld eller for donors skyld???

Balanceposter:

(Selv om udgangspunktet er kasseprincippet, er det ikke unormalt med periodekorrigerende poster i aktiver – tilgodehavender - og passiver – gældsposter)

Bankbalance i forhold til overførselsanmodning Størrelsen af ’debitorer’ og ’kreditorer’ i forhold til omsætning Aldersfordelt tilgodehavende / gæld (hvor stor del er ældre end f.eks. tre mdr.?)

For stor beholdning i banken giver stor risiko da pengene er udenfor egen rækkevidde, og det er en unødig likviditetsakkumulering af offentlige (danske) midler. En debitorsaldo af dimensioner er udtryk for ’fugle på taget’ i stedet for ’i hånden’, og omvendt med kreditorerne – altså er det hele lånefinansieret? Og aldersfordelingen kan vise noget om aktualiteten og dermed validiteten.

Afstemninger:

Foretages månedlig/regelmæssig bankafstemning? Ditto for kasseoptælling? Er der uløste beløb fra afstemning til afstemning? Procedurebeskrivelse for afstemninger og (uanmeldte) optællinger? Er der oversigter over anskaffelser (investeringer)? Kan de identificeres? Var der tre tilbud?

Særligt bankafstemningen er alfa og omega i den finansielle styring, idet stort set alle transaktioner afspejles her. Hvis denne ikke er på plads, skal alle alarmklokker ringe, og vi er ude i bilagsanalyser, ekstraordinære revisioner etc.

Kasseoptællingen er væsentlig, idet likvider er kilde til fristelse, særligt i lande, hvor selv en lav kassebeholdning kan betyde forskellen mellem liv og død for den enkelte.

Betalinger:

Er der nedskrevne godkendelses- og betalingsprocedurer? Er de opdelte imellem godkendere og betalere? Følges de? Indkøbes billigst muligt? (og ikke der, hvor der er gratis kaffe, mens man venter) Er kassen fyldt med ikke-afregnede bilag? Forskud? Check-procedurer? Checkoptælling/nummerkontrol? Er der ansættelseskontrakter? Er lønudbetalinger i overensstemmelse hermed?

Dette er kort og godt krav, der viser, om de har orden i eget hus. Der er næsten dødsstraf for blanco-underskrifter.